Alle verenigingen hebben vrijdag 7 oktober onderstaande brief ontvangen
Beste verenigingsbestuurders,
Namens het Hoofdbestuur van de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB) wil ik alle verenigingen via deze e-mail meer informatie verstrekken over de organisatieontwikkeling binnen de Tafeltennisbond. Wij hebben vele verenigingen in de afgelopen periode regelmatig in fysieke en digitale bijeenkomsten al kunnen informeren hierover. Via de website zijn transparant alle ontwikkelingen en documenten ter beschikking gesteld. Toch lijkt het mij gepast jullie persoonlijk nog eens van alle belangrijke informatie te voorzien.
Bondsraadsleden-Kieskringen
De belangrijkste ontwikkeling is misschien wel dat de Bondsraadsleden (vertegenwoordigers van de verenigingen in het hoogste en belangrijkste gremium van de NTTB) vanaf 2023 via kieskringen gekozen worden (als de Bondsraad op 26 november daartoe definitief besluit). Uw vereniging is daarbij ingedeeld in Kieskring X (elke vereniging heeft de brief met het juiste kieskringnummer ontvangen red.). De indeling van uw kieskring kunt u op deze website vinden.
Toelichting website:
Op de 1e pagina kunt u uw kieskring kiezen en ziet u de kaart. Op de 2e pagina kunt u uw kieskring kiezen en ziet u de lijst met verenigingen uit uw kieskring. In april is de indeling voor het eerst gepubliceerd, met diverse updates daarna, de laatste in september. Daar vindt u ook de indeling in één document indien u dat prettiger vindt dan online.
Verkiezingen
Wij hechten er groot belang aan dat alle 24 kieskringen één Bondsraadslid kiezen en vragen hiervoor nu al uw aandacht, vooruitlopend op de nog komende besluitvorming. Wij zullen de (digitale) verkiezingen in het 1e kwartaal van 2023 organiseren. Belangrijk is dat er in iedere kieskring kandidaten beschikbaar zijn. Hiermee komt u als vereniging dichter bij de NTTB te staan, want uit elke ca. 15-25 verenigingen kan een vertegenwoordiger zitting nemen in de Bondsraad. In de huidige situatie zijn dat twee vertegenwoordigers uit ca. 40-90 verenigingen (de huidige afdelingen)! Heeft u al een kandidaat op het oog, uit uw eigen vereniging of uit de omgeving? Of heeft u misschien zelf interesse?
Binnen de kieskring heeft een vereniging een aantal stemmen dat is gerelateerd aan het aantal leden. Gekozen is voor een systeem waarbij een vereniging met veel leden meer stemmen heeft, maar niet zodanig dat één of meerdere grote verenigingen automatisch de zeggenschap hebben in de kieskring.
Een vereniging heeft op basis van ledenaantal het volgende aantal stemmen:
0-50 leden: 1 stem
50-100 leden: 2 stemmen
100 of meer leden: 3 stemmen
De voorgedragen kandidaat moet lid zijn (of worden) van de NTTB maar hoeft niet per sé lid te zijn van een vereniging uit de kieskring. Nadere informatie over de functie van een Bondsraadslid vindt u hier: Inrichtingsplan, paragraaf 3.1.4.
Achtergrond en historie
De NTTB is in 2020 op initiatief van de Bondsraad het Organisatieontwikkelingstraject gestart met als doel te komen tot een versterkt, toekomstgericht en integraal organisatie- en bestuursmodel, passend bij het ontwikkelstadium en de ambities die de NTTB zich heeft gesteld, met inachtname van de aanbevelingen voor Goed Sportbestuur van NOC*NSF.
Deze organisatieontwikkeling omvat drie fases, te weten:
Fase 1: 2020 – medio 2021
Ontwikkeling en vaststelling van de richting van de NTTB-organisatieontwikkeling. De Bondsraad heeft in haar vergadering van 26 juni 2021 na een zorgvuldig voortraject de notitie “Naar een versterkt, toekomstgericht en slagvaardig organisatie- en bestuursmodel voor de NTTB” vastgesteld.
Fase 2: medio 2021 – eind 2021
Ontwikkeling en vaststelling van de inrichting van de NTTB-organisatieontwikkeling. De Bondsraad heeft in haar vergadering van 11 december 2021 de notitie “Inrichtingsplan Organisatieontwikkeling” vastgesteld.
Fase 3 2022 – 2023
De concrete uitwerking van alle onderdelen van de inrichtingsfase en de voorbereiding van de invoering van de in fase 1 en 2 vastgestelde organisatieontwikkelingen. Deze fase wordt aangeduid als de fase van de verrichting. Via informele bondsraadsvergaderingen in april en oktober 2022 wordt deze fase afgesloten met besluitvorming in de bondsraadsvergadering van 26 november 2022 waardoor het voorziene Organisatie- en bestuursmodel op 1 januari 2023 volledig ingevoerd wordt en waarbij 2023 als overgangsjaar geldt. In de uitwerking hieronder lichten we dit nader toe.
Van inrichten naar verrichten
In de derde fase werken we tal van onderdelen en openstaande vraagstukken uit de inrichtingsnotitie nader uit. Alle bouwstenen uit deze fase hebben raakvlakken met elkaar en dragen samen zorg voor een samenhangende kwaliteitsslag en impuls aan een verdere professionalisering van de totale NTTB-organisatie. Alle afzonderlijke onderdelen worden samengebracht in één notitie “Van inrichten naar verrichten” die op 26 november 2022 ter besluitvorming aan de Bondsraad wordt voorgelegd. De benodigde statuten- en reglementswijzigingen die als gevolg van de wijzigingen in de organisatie noodzakelijk zijn worden eveneens voor deze vergadering geagendeerd.
Informatie en communicatie
Om de vragen die ongetwijfeld leven bij verenigingen te beantwoorden hebben wij, naast de communicatie via de website, nieuwsberichten, nieuwsbrieven en sociale media, diverse (digitale of live) bijeenkomsten georganiseerd:
- Regiobijeenkomsten september 2021
- Regiobijeenkomsten februari-maart 2022
- Presentaties bij de Afdelingsledenvergaderingen juni 2022
- Digitale bijeenkomsten in september: bijeenkomst 1 en 2 (accountmanager)
- (Het op 22 oktober geplande Verenigingscongres: Workshop 2 en 8)
De kern van deze bijeenkomsten:
- Wat verandert voor verenigingen en wat blijft gelijk?
- Wat verandert voor leden en wat blijft gelijk?
- Wat verandert in de afdeling en wat blijft gelijk?
Competitie
Ter geruststelling en misschien wel het allerbelangrijkste: alle competitieleiders hebben aangegeven door te willen gaan in de nieuwe structuur van de organisatie. Hiermee is geborgd dat het toekomstige aanbod voor competitie en toernooien gehandhaafd blijft.
Er is nog veel meer te vertellen en te lezen over dit proces. U kunt alles vinden op de website. Als u meer vragen hebt kunt u deze stellen via info@tafeltennis.nl of onze medewerkers van het bondsbureau benaderen.
Tenslotte
Om klaar te zijn voor de toekomst en slagvaardiger te worden, staan we aan de vooravond van een belangrijke structuurwijziging binnen onze vereniging. Het belangrijkste is en blijft dat we onze mooie sport ondanks alle energie- en coronaperikelen kunnen blijven beoefenen. Blijf allen gezond! Een aantal van u hoop ik persoonlijk te ontmoeten tijdens ons verenigingscongres op 22 oktober in Zwolle.
De NTTB zijn en blijven we samen!
Met vriendelijke groet,
NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND
Jan Simons
Uw voorzitter
