In 2025 stappen we voor onze ledenadministratie over op nieuwe software. Vernieuwing en moderniseren van de ledenadministratie is al langer een wens. Na een uitgebreide verkenning van de markt, het ophalen van de behoeftes bij verenigingen (vragenlijst najaar 2024) en de interne werkorganisatie is besloten om de samenwerking aan te gaan met FOYS; ‘Focus on Your Sport’.
De ledenadministratie vindt straks, na de livegang, plaats in het ‘Tafeltennis Portaal’.
Hoewel het huidige NTTB Administratiesysteem (NAS) in de basis goed functioneert, veilig en betrouwbaar is, is een verbeterings- en moderniseringsslag noodzakelijk om ook in de toekomst verenigingen, leden, partners en andere stakeholders te blijven ondersteunen en de NTTB werkorganisatie goed te laten functioneren. Het gaat hierbij om zaken zoals flexibele en meer rapportage mogelijkheden, vastleggen van mutaties en historische gegevens, vastleggen van contactmomenten met verenigingen (door accountmanagers en medewerkers van het Bondsbureau), modernere lay-out van de schermen, een nog betere beveiliging (bijv. een zogenaamde “Two-factor authenticatie”), integratie met de NTTB website en het mogelijk maken van een efficiëntere communicatie met verenigingen en leden. Tevens is het nieuwe Tafeltennis Portaal responsief voor verschillende type apparaten (PC, telefoon en tablet).
FOYS ondersteunt al verschillende andere sportbonden met hun ledenadministratie, waaronder de KNAU (Atletiekunie), de KNRB (Roeibond), de NBB (Basketbalbond), BN (Badminton) en de KNSB (Schaatsbond). De overgang naar het nieuwe Tafeltennis Portaal zal zó worden ingericht dat verenigingen en leden er minimale hinder van ondervinden en tot aan de overstap gewoon met het huidige NAS kunnen blijven werken.
Belangrijk om te vermelden: het gaat hier alléén om de Ledenadministratie. In samenspraak met alle betrokken partijen is besloten NAS te behouden voor de competitiemodule en de daaraan gekoppelde NTTB App met het Digitale Wedstrijdformulier. Het nieuwe Tafeltennis Portaal zal daarom een directe dataverbinding onderhouden met NAS.
Veel extra’s te bieden
Het nieuwe Tafeltennis Portaal maakt gebruik van de technologie van FOYS en sluit dichter aan op de digitale toekomstvisie van de NTTB. Het is gebruiksvriendelijk, toekomstbestendig en biedt talloze mogelijkheden om het systeem naar behoefte in te richten. Bovendien biedt het systeem meer functionaliteiten in het zogenoemde ‘Premiumpakket’ voor verenigingen, waardoor zaken als communicatie met de eigen leden, het organiseren van verenigingsactiviteiten, het opnemen van sponsoren/relaties en werken met vrijwilligers(roosters) makkelijker wordt.
Zowel het basispakket (de basisledenadministratie in het Tafeltennis Portaal) als het Premiumpakket wordt door de NTTB gratis beschikbaar gesteld aan de verenigingen.
De overgang naar het Tafeltennis Portaal
Stap voor stap wordt achter de schermen gewerkt aan de overgang naar het Tafeltennis Portaal. Denk hierbij aan de datamigratie van NAS naar het Tafeltennis Portaal, de volledige inrichting door o.a. de medewerkers van het Bondsbureau en het aan elkaar koppelen van beide systemen i.v.m. de organisatie van onze competities. Ook werken we met een klankbordgroep van zestien NTTB verenigingen gedurende de testfase.
Op Tafeltennis Portaal – NTTB is een plek gecreëerd met onder andere de eerste FAQ (meest gestelde vragen en antwoorden), die tijdens het project voortdurend wordt aangevuld met belangrijke informatie over de overstap en het nieuwe systeem. De intentie is om in de zomerperiode de overgang naar het Tafeltennis Portaal te voltooien. Over de voortgang blijven we de komende periode de verenigingen regelmatig informeren.
Informatiebijeenkomsten voor verenigingen
Wat de stap voor verenigingen betekent, hoe we de overstap met elkaar gaan maken, hoe de NTTB en FOYS verenigingen bij de overstap gaan helpen en welke acties van de vereniging worden verwacht gaan we op verschillende momenten toelichten.
De eerste mogelijkheid om je te laten informeren over de overstap naar en de mogelijkheden binnen het Tafeltennis Portaal is tijdens de NK Tafeltennis in Zwolle (22 & 23 maart). Op zaterdagmiddag en zondagochtend worden daar informatiesessies aangeboden. Ben je een verenigingsbestuurder of de ledenadministrateur van je vereniging? Grijp dan je kans. Meer informatie over deze sessies (tijden & locatie) volgt binnenkort.
Naast de informatiesessies tijdens het NK Tafeltennis worden in het voorjaar 2025 ook de nodige webinars georganiseerd. We informeren je vereniging hier te zijner tijd over.
Overhandiging MyPong tafeltennistafel bij onze nieuwe partner FOYS.
Makkelijker maken en servicegerichter
“Wij helpen sportbonden graag met nieuwe IT-oplossingen om de betrokkenheid met hun achterban te vergroten”, zegt Jochem Verberne, CEO van FOYS, die als roeier olympisch zilver won in 2000. “Vanaf de start innoveert FOYS voor bonden en hun verenigingen slimme technische oplossingen om vrijwilligers en werknemers te ontzorgen. Met onze aanpak kunnen wij de nodige werkzaamheden en processen voor de NTTB, verenigingen, sporters en vrijwilligers een stukje makkelijker maken.”
Achim Sialino, Algemeen Directeur van de NTTB: “De tafeltennissport zit de laatste jaren dankzij onze verenigingen in de lift. De groei willen we graag doorzetten en de verenigingen daarbij ondersteunen. Maar ook de ‘pingpong’ community, hebben we als sport veel te bieden. De technologie van FOYS gaat bijdragen aan het verwezenlijken van onze ambities en gaat tegelijk ervoor zorgen dat dit efficiënter en servicegerichter gebeurt. We kijken uit naar deze nieuwe samenwerking”.
