Klachtenregeling

NTTB Klachtenregeling

• Overwegende dat de Nederlandse Tafeltennisbond (NTTB) de beginselen van het programma ‘Goed Sportbestuur’ van NOC*NSF wenst te onderschrijven;

• Overwegende dat voor de afwikkeling van ontvangen klachten een grote mate van zorgvuldigheid noodzakelijk is, zowel in het belang van de klager als dat van de beklaagde;

Stelt de volgende klachtenregeling vast:

Artikel 1           Klachten

  1. Een klacht kan schriftelijk worden ingediend bij:
    1. De directeur van de NTTB voor zover het gaat om klachten ten aanzien van medewerkers en vrijwilligers binnen de organisatie van het Bondsbureau van de NTTB;
    2. Het Hoofdbestuur van de NTTB voor zover het gaat om klachten die betrekking hebben op het handelen of nalaten daarvan door de directeur dan wel een bondsfunctionaris of (een van de leden van) een commissie van de NTTB, zoals bedoeld in artikel 36 en 37 van het Algemeen Reglement van de NTTB.
  2. Een klacht kan worden ingediend door leden zoals omschreven in artikel 6 van de Statuten.
  3. Indien de indiener van de klacht van mening is dat er sprake is van een strafbare handeling of overtreding in de zin van artikel 5 van het Tuchtreglement van de NTTB, wordt de klacht volgens de in het Tuchtreglement beschreven procedure aangegeven bij de Tuchtcommissie.
  4. In overige gevallen leggen de onder 1.a. en b. bedoelde organen de klacht voor aan de binnen de NTTB voor het betreffende onderwerp verantwoordelijke functionaris of orgaan.
  5. Indien een klacht wordt ingediend bij een ander persoon, orgaan of instantie dan de in lid 1 genoemde, verwijst de ontvanger de klager terstond door naar de verantwoordelijke functionaris of orgaan.
  6. De klacht bevat ten minste:
  1. De dagtekening;
  2. Een omschrijving van de klacht;
  3. De naam van de beklaagde of namen van de beklaagden;
  4. En dient te zijn ondertekend.
  1. Een klacht kan ingediend worden binnen een jaar nadat de feiten of gedragingen waarop deze berusten zich hebben voorgedaan dan wel bekend zijn geworden.

Artikel 2           Vereenvoudigde afdoening

  1. Op de ingediende klacht wordt door de verantwoordelijke functionaris of orgaan de datum van ontvangst aangetekend.
  2. De verantwoordelijke functionaris of orgaan onderzoekt eerst of hij bevoegd is de klacht in behandeling te nemen en of de klacht voldoet aan de vormvoorschriften zoals bedoeld in artikel 1 lid 6.
  3. Indien niet is voldaan aan de vormvoorschriften, wordt de klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen twee weken te herstellen.
  4. Een klacht wordt niet behandeling genomen indien sprake is van een niet-verschoonbare termijnoverschrijding, of als in tweede instantie niet is voldaan aan de vormvoorschriften.
  5. De verantwoordelijke functionaris of orgaan hoeft de klacht niet in behandeling te nemen indien het belang van de klager dan wel het gewicht van de feiten of gedragingen kennelijk onvoldoende is.
  6. Indien de klacht niet in behandeling wordt genomen, ontvangt de klager daarvan schriftelijk en met redenen omkleed bericht uiterlijk binnen vier weken na indiening van de klacht.
  7. Indien de verantwoordelijke functionaris of orgaan daartoe aanleiding ziet, kunnen klachten van meer dan een persoon worden samengevoegd.

Artikel 3           Klachtenbehandeling

  1. Nadat de klacht in behandeling is genomen deelt de verantwoordelijke functionaris of orgaan de klager en de beklaagde(n) binnen tien werkdagen schriftelijk mee dat de klacht wordt onderzocht en informeert de betrokkenen over te volgen procedure.
  2. De verantwoordelijke functionaris of orgaan onderzoekt de klacht door de klager en beklaagde te horen. Dit horen vindt plaats zes weken nadat de klacht is ontvangen. De termijn kan eenmaal worden verlengd met een periode van maximaal vier weken.
  3. De verantwoordelijke functionaris of orgaan bepaalt plaats en tijdstippen van de bijeenkomst waarin de klager en beklaagde in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord.
  4. De verantwoordelijke functionaris of orgaan bepaalt of de klager en de beklaagde al dan niet buiten elkanders aanwezigheid worden gehoord.
  5. Klager en beklaagde kunnen zich laten bijstaan door een door hen aan te wijzen persoon.
  6. Van het horen wordt verslag gemaakt. Het verslag bevat:
    - de namen en de functie van de aanwezigen;
    - een zakelijke weergave van wat er over en weer is gezegd.
  7. Van het horen van de klager kan worden afgezien, indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
  8. Indien de beklaagde weigert te worden gehoord, zal de verantwoordelijke functionaris of orgaan de beklaagde per aangetekend schrijven de klacht bekend maken en deze uitnodigen daarop te reageren binnen een termijn van een week. Voldoet de beklaagde hieraan niet, dan zet de verantwoordelijke functionaris of orgaan het onderzoek voort.
  9. Lopende het onderzoek kunnen klager en beklaagde inzage krijgen in alle op de klacht betrekking hebbende stukken.

Artikel 4           Intrekken van de klacht

  1. De klager kan te allen tijde de klacht schriftelijk of ter zitting intrekken.
  2. De NTTB stelt de beklaagde daarvan schriftelijk op de hoogte.

Artikel 5           Het advies

  1. Het advies van de verantwoordelijke functionaris of orgaan wordt op schrift gesteld en omvat de bevindingen ten aanzien van de klacht en geeft een gemotiveerd oordeel over het al dan niet gegrond zijn hiervan.
  2. De verantwoordelijke functionaris of orgaan legt het advies ter besluitvorming neer bij het Hoofdbestuur van de NTTB.

Artikel 6 Bestuursbesluit

  1. De beslissing van het Hoofdbestuur wordt binnen vier weken nadat het horen heeft plaatsgevonden schriftelijk meegedeeld aan de klager en de beklaagde. Deze termijn kan eenmalig met vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het Hoofdbestuur van de NTTB met redenen omkleed aan de klager en de beklaagde.
  2. Tegen de beslissing van het Hoofdbestuur van de NTTB kan geen beroep worden ingesteld.

Artikel 7 Overige bepalingen

  1. Het Hoofdbestuur draagt zorg voor voldoende bekendmaking van deze klachtenregeling.
  2. Het in deze klachtenregeling gestelde laat onverlet de mogelijkheid zich te wenden tot andere daartoe geëigende personen of instanties, zoals een vertrouwenspersoon, Tuchtcommissie dan wel de civiele- of strafrechter.
  3. Voor de behandeling van de klacht mogen noch door de verantwoordelijke functionaris of orgaan noch door het Hoofdbestuur van de NTTB aan klager of beklaagde kosten in rekening worden gebracht.
  4. De klachtenregeling is een Hoofdbestuursbesluit in de zin van artikel 22 lid 1 van het Algemeen Reglement van de NTTB.

Artikel 8 Titel

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘NTTB Klachtenregeling’.

PM: overzicht van verantwoordelijke functionarissen en organen:

  • Voor NTTB-competities is dit de verantwoordelijke competitieleider. Voor afdelingscompetitieleiders is dit het HB of AB waaronder de competitieleider ressorteert.
  • Voor NTTB-toernooien is dit de door het HB of AB aangestelde bondsvertegenwoordiger. Voor bondsvertegenwoordigers het HB of AB in kwestie.
  • In alle andere gevallen zie artikel 1.