26 april 2018

Update AVG (privacywetgeving)

Meer dan 300 verenigingen zijn aan de slag met de nieuwe privacywet (AVG) die 25 mei 2018 in gaat. En ook op landelijk niveau wordt er hard aan gewerkt. Een update.

 

Wij hebben als Tafeltennisbond met diverse partners en partijen uit de sport en daarbuiten, overleg gehad over de verdere aanpak over de invoering van de wet (AVG):
o NOC*NSF
o Andere bonden die al ervaringen met privacywetgeving hebben
o Juristen van (partners van) bonden en NOC*NSF
o Reglementscommissie van de NTTB

Een belangrijk punt van discussie was, hoe wij de relatie van leden-verenigingen en leden-tafeltennisbond zien. Gezien de juridische structuur van de NTTB en kijkend naar het Algemeen Reglement constateren wij dat ieder lid van een bij de NTTB aangesloten lid-vereniging ook lid van de NTTB is. Dat heeft tot de conclusie geleid dat wij de gegevens van leden die ons door de verenigingen zijn verstrekt (bijvoorbeeld in ons ledenadministratiesysteem NAS) niet beschouwen als gegevens van een externe partij. Wij vinden dan ook dat een verwerkersovereenkomst met een vereniging niet van toepassing is. Deze vraag is de afgelopen dagen en weken veel gesteld. 

De afdelingen zijn onderdeel van de organisatie NTTB. De afdelingen hoeven daarom geen verwerkersovereenkomsten met verenigingen of de landelijke organisatie te tekenen.
Wel moeten alle functionarissen die toegang hebben tot de gegevens (of dat nu bij een vereniging, afdeling of het landelijke deel van de NTTB is) een geheimhoudingsverklaring tekenen. Verenigingen moeten een privacyverklaring opstellen en tenslotte zullen alle leden van de vereniging een toestemmingsverklaring moeten afgeven.

Concept formats voor deze verklaringen, die de verenigingen kunnen invullen, zijn via onderstaande links te downloaden. De formats zijn ons vanuit NOC*NSF aangeboden.

Tenslotte moet iedere vereniging en de NTTB verwerkersovereenkomsten afsluiten met degenen die toegang tot bepaalde gegevens heeft. Voor de NTTB zelf zijn dat bijvoorbeeld de beheerder van NAS, toernooi.nl, het bedrijf dat de ledenpasjes maakt. 

In NAS is al een aantal aanpassingen gedaan:

  • Op verenigingsniveau worden bij het aanmelden van een lid de volgende gegevens niet meer getoond: land, straat, postcode, woonplaats, telefoonnummer, mobiele nummer en emailadres
  • Op verenigingsniveau is in de  competitiemodule het definitief indienen van teams voorlopig geblokkeerd om aanpassingen door te voeren. Bij het definitief indienen van de teams dient worden aangegeven dat de vereniging namens de leden toestemming geeft om hun gegevens te mogen gebruiken en publiceren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het tonen van de persoonlijke resultaten in de openbare competitiemodule van NAS. Zonder toestemming van de leden is dat vanaf 25 mei 2018 niet meer toegestaan. 

Zoals gezegd hebben meer dan 300 verenigingen hebben al gebruik gemaakt van de gratis beschikbaar gestelde code om het Stappenplan AVG te volgen. Mocht u collega bestuurders spreken, adviseer ze dan vooral om hiervan gebruik te maken!

Vraag een voucher aan!
 

AVG