Communicatiepakket Implementatie DWF

Communicatiepakket Implementatie DWF voor verenigingen

Vooraf
In dit communicatiepakket lichten we de diverse rollen toe bij het gebruik van het Digitale Wedstrijd Formulier (DWF) in de NTTB App. We vragen jullie deze informatie goed door te lezen. De informatie voor de speler/NPC (bijlage) verzoeken we ook te delen met jullie spelers, via het prikbord bij de club, via mail en/of een bericht op de website van de club.

Inleiding

Stap voor stap wordt het DWF in meer competities ingevoerd. Vanaf het najaar 2022 is het DWF in de landelijke competities en de competities in Holland-Noord het enige formele document. Vanaf voorjaar 2023 gaan meer competities over. De betreffende competitieleiders informeren de verenigingen. Het papieren wedstrijdformulier heeft dan géén formele status meer. We zien dat deze nog wel ingezet wordt als kladpapier zodat na afloop van de wedstrijd de uitslagen in één keer ingevoerd kunnen worden.

Het DWF voldoet aan alle bepalingen in het competitiereglement, soms in een iets andere vorm. Een voorbeeld hiervan is dat de ondertekening van het papieren formulier wordt vervangen door het bevestigen van de uitslag door het team wat het DWF niet heeft ingevoerd. Door de automatisering zijn uitslagen en standen sneller up-to-date, worden er minder fouten gemaakt, dus ook minder boetes, een prettige bijkomstigheid.

Op ons YouTube kanaal staan korte filmpjes met een nadere toelichting van een aantal functies van de NTTB app. Hieraan worden nog video’s toegevoegd.

Afkortingenlijst

CL: Competitieleider
DWF: Digitaal Wedstrijdformulier
NAS: NTTB Administratie Systeem
NPC: Non-playing Captain (daar waar ‘speler’ staat, kan ook NPC gelezen worden)
WS: wedstrijdsecretaris (verenigingsfunctionaris)

Voordelen gebruik DWF

Minder werk voor de WS van de vereniging.
Minder kans op fouten in het proces en hierdoor ook minder boetes.
Meer passend bij de tijd, ook duurzamer door minder gebruik van papier en portikosten.
De uitslagen komen sneller in NAS.
Sneller inzicht in standen en elo-rating.

De rollen bij het gebruik van het Digitale Wedstrijd Formulier

Rol SPELERS of NPC

Zie apart document Informatie spelers en NPC: link.

2. Rol vereniging

Rol secretaris

Zorgen voor correcte contactgegevens in NAS van bestuursleden en functionarissen, inclusief die van de WS-en.
Ter informatie: Bestuursleden en functionarissen (indien correct geregistreerd in NAS) hebben in de NTTB App toegang tot aanvullende informatie over hun leden. WS-en (indien correct geregistreerd in NAS) hebben aanvullende rechten in het DWF.

Rol ledenadministrateur

Zorgen voor correcte e-mailadressen van leden. Dit is noodzakelijk voor het registeren in de NTTB App en daarmee het gebruik van het DWF.

Rol WS-thuis (wedstrijdsecretaris van het THUISSPELENDE team)

De WS beheert de toegang tot wie het DWF mag invullen en kan ook NPC’s toevoegen. Dit kan op elk gewenst moment in de NTTB App – DWF.
De WS-thuis controleert de opmerkingen en handelt hiernaar indien van toepassing.
De WS-thuis kan geen opmerkingen van teams verwijderen, maar kan wel aanvullende opmerkingen plaatsen.
De WS-thuis kan aanpassingen maken in het wedstrijdformulier (uitslagen, spelers, etc.). Dit kan zowel in NAS als in DWF.
Let op: De WS-thuis verifieert de wedstrijd in NAS.

Afgestemde tijdstippen:

Bij wedstrijden op maandag: woensdag om 23.59 uur
Bij wedstrijden op dinsdag: donderdag om 23.59 uur
Bij wedstrijden op woensdag: vrijdag om 23.59 uur
Bij wedstrijden op donderdag, vrijdag of zaterdag: zondag om 12.00 uur.
Bij wedstrijden die op zondag gespeeld worden: maandag om 12.00 uur.

Rol WS-uit

De WS beheert de toegang tot wie het DWF mag invullen en kan ook NPC’s toevoegen. Dit kan op elk gewenst moment in de NTTB App – DWF.
Deze rol is verder ongewijzigd.
De WS-uit kan in de NTTB App wel de status zien van de voltooiing van het DWF en eventuele opmerkingen.

Opmerking

Zolang de voorraad strekt kunnen nog wedstrijdboekjes besteld worden. De betreffende wedstrijdformulieren zijn ook digitaal beschikbaar.

3. Rol Competitieleider (CL)

De CL werkt uitsluitend in NAS en heeft dezelfde rol als voorheen.

De CL kan in NAS zien welke wedstrijden door de WS geaccordeerd zijn en of dat tijdig is gebeurd.
De CL kan in NAS zien of er opmerkingen gemaakt zijn

De CL kan via op een DWF– status pagina in de ranglijsten omgeving (inlog via Jacek Offierski) zien:

Welke wedstrijden door welk team zijn ingevoerd
Welke wedstrijd uitslagen door de tegenpartij zijn bevestigd en wanneer
Of er opmerkingen op het wedstrijdformulier geplaatst zijn in het DWF (door het ene team, door het andere team, of door de WS– thuis).

Scenario’s en relatie tot de boetelijst

Het DWF is door het ene team ingediend en door het andere team bevestigd zonder opmerking. De WS-thuis heeft geverifieerd in NAS. Alles correct en dus geen boete.
Het DWF is door het ene team ingediend en niet bevestigd door het andere team. De WS-thuis heeft de wedstrijd geverifieerd in NAS. Dan boete voor het team wat niet heeft bevestigd. 
Het DWF is door het ene team ingediend en door het andere team met een opmerking (niet akkoord met de uitslag) ingediend. Géén directe boete voor het team wat deze opmerking geplaatst heeft. De CL onderzoekt wat er gebeurd is. 
Beide teams hebben het DWF niet ingevuld. De WS-thuis vult de uitslagen zelf in DWF/NAS in en verifieert in NAS. Geen enkel team heeft daardoor de mogelijkheid gekregen om de uitslag te bevestigen in DWF. Boete voor beide teams. Want: het niet invoeren van het DWF door de teams wordt gezien als het niet opsturen van het wedstrijdbriefje en wordt ook zodanig behandeld.

Invalbeperkingen

Er zijn mogelijkheden om invalbeperkingen op te nemen in het DWF. In de competities in Holland-Noord, West en Midden wordt hier al mee gewerkt. Competities die gebruik maken van dezelfde systematiek rondom invalbeperkingen kunnen hier ook gebruik van maken. De CL kan hiervoor contact opnemen met Jacek Offierski.

Let op: DWF geeft mogelijk een melding als een speler een invalbeperking heeft, géén blokkade. Het team is zelf verantwoordelijk dat de opgestelde spelers speelgerechtigd zijn.

4. Rol Scheidsrechter (SR) (in de eredivisie dames en heren en heren 1e divisie)

Deze rol is vergelijkbaar met de rol van de speler of NPC. Bij wedstrijden met een SR kunnen de spelers van de teams de wedstrijden niet invoeren (dat is geblokkeerd), maar moeten beide teams de uitslag nog wel bevestigen.

5. Synchronisatie vanuit NAS

De volgende informatie wordt iedere 2 uur (6:00, 8:00, 10:00, 12:00, 14:00, 16:00 ,etc.) gesynchroniseerd vanuit NAS:

Nieuwe spelers
Verplaatste wedstrijden
Rechten van spelers voor invoeren van het DWF
De gepubliceerde competitie

De volgende informatie wordt elke ochtend gesynchroniseerd vanuit NAS:

Overige aanpassingen door de CL
Resultaten die alleen ingevoerd zijn in NAS
NAS-rechten van functionarissen

6. Algemeen

Voor het competitiereglement, zie https://www.nttb.nl/over-nttb/algemene-informatie/reglementen/ waar altijd de actuele reglementen te vinden zijn.

Voor het de Aanvullende Bepalingen rondom de competitie (aanvullende zaken op het algemene competitiereglement die voor jouw competitie van toepassing zijn), zie de website van de betreffende competitie welke in het voorjaar 2023 nog actief zijn.

Voor de boetelijst zie de Reglementspagina waar deze als bijlage terug te vinden is.

7. Vragen

Voor inhoudelijke vragen betreffende de competitie kunnen spelers contact opnemen met de wedstrijdsecretaris van de eigen vereniging. Wedstrijdsecretarissen kunnen contact opnemen met de betreffende competitieleider.
Voor vragen over NAS: nas@tafeltennis.nl
Voor specifieke vragen over het gebruik van het Digitale Wedstrijdformulier: https://tafeltennis.nl/competitie/het-digitale-wedstrijd-formulier/ Hier vind je:

- Algemene informatie
- Een Q&A: https://tafeltennis.nl/competitie/nttbapp-dwf-qas/
- De Helpdesk: https://tafeltennis.nl/helpdesk-nttb-app/, zowel via e-mail als telefonisch bereikbaar.
- Bij het benaderen van de Helpdesk: vermeld je naam, bondsnummer en indien mogelijk het wedstrijdnummer.
- De DWF helpdesk zal voorjaar 2023 prioriteit geven bij de beantwoording van vragen betreffende de competities die overstappen op het gebruik van het DWF. Voor een snelle afhandeling van de vragen dient het wedstrijdnummer vermeld te worden.

Deze informatie is verzonden aan:

Wedstrijdsecretarissen (en via WS-en naar spelers/leden)
Secretarissen en ledenadministrateurs
Competitieleiders
Scheidsrechters en Scheidsrechterscommissie

Kopie:

Bondsbestuur en Bondsbureau

Versie 28 november 2022